Política de Tratamiento de la Información y Protección de Datos Personales

Centro de Innovación en Entrenamiento Médico de Precisión S.A.S. — C.I.E.M.P.

Versión 1.0 · Julio 2026 · Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013

El Centro de Innovación en Entrenamiento Médico de Precisión S.A.S., identificado con NIT 902.052.778-6 (en adelante, «CIEMP»), en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto Único 1074 de 2015, adopta la presente Política de Tratamiento de la Información y Protección de Datos Personales, aplicable a todas las bases de datos y archivos que contengan datos personales sujetos a tratamiento por parte de CIEMP en su condición de responsable, incluida su operación como Usuario Industrial de Servicios en la Zona Franca Permanente Corferias.

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

Todas las consultas, reclamos, solicitudes de acceso, actualización, rectificación, supresión o revocatoria de autorización se atenderán a través de la Gerencia General, en el correo y teléfono señalados, y en el domicilio principal de CIEMP.

2. Marco Legal y Definiciones

Esta política se rige por la Constitución Política (art. 15), la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto Único 1074 de 2015 y la doctrina de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Definiciones adoptadas:

3. Ámbito de Aplicación y Titulares

Aplica a todos los datos personales de las bases de datos de CIEMP, cuyos titulares incluyen:

• Clientes y entidades contratantes de entrenamiento médico, prototipado de simuladores e investigación aplicada.
• Participantes de programas de entrenamiento, talleres, cursos y actividades de simulación clínica.
• Instructores, docentes y ponentes invitados a los programas y eventos.
• Proveedores y contratistas, incluidos los que ingresan al predio de la Zona Franca.
• Visitantes a las instalaciones, para control de acceso y seguridad.
• Aspirantes y empleados, en lo pertinente (la relación laboral se rige además por las políticas de talento humano).

4. Principios Rectores del Tratamiento

Legalidad · Finalidad · Libertad · Veracidad y calidad · Transparencia · Acceso y circulación restringida · Seguridad · Confidencialidad, conforme a la Ley 1581 de 2012.

5. Datos Recolectados y Finalidades

6. Tratamiento de Datos Sensibles, de Imagen y de Menores

El tratamiento de datos sensibles está prohibido salvo autorización explícita o excepción legal. Cuando se traten datos sensibles —incluida la imagen y la voz cuando revelen datos sensibles— se informará su carácter, las finalidades y que el titular no está obligado a autorizarlo. La autorización de uso de imagen y voz es libre, voluntaria e informada, revocable en cualquier momento sin efecto retroactivo; CIEMP no la usará en contextos que afecten la honra, dignidad o buen nombre, ni la cederá a terceros sin autorización adicional. El tratamiento de datos de menores atenderá su interés superior y se hará con autorización del representante legal.

7. Autorización del Titular

CIEMP obtendrá la autorización por medios físicos o electrónicos (formularios, contratos, formatos de autorización, mensajes de datos o conductas inequívocas) y conservará prueba de ella. No se requerirá autorización en los casos legales: información requerida por entidad pública, datos públicos, urgencia médica o sanitaria, fines estadísticos o de investigación disociados, y datos del Registro Civil.

8. Derechos del Titular

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos frente a CIEMP.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo excepción legal.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión cuando no se respeten los principios y garantías legales.
• Acceder de forma gratuita a sus datos objeto de tratamiento.

9. Deberes de CIEMP como Responsable

CIEMP y sus encargados cumplirán los deberes de la Ley 1581 de 2012: garantizar los derechos del titular; solicitar y conservar la autorización; informar la finalidad; conservar la información con seguridad; tramitar consultas y reclamos en los términos legales; actualizar y rectificar; e informar a la autoridad ante violaciones a los códigos de seguridad.

10. Procedimiento para Consultas y Reclamos

10.1 Consultas

Se atienden en máximo diez (10) días hábiles. Si no es posible, se informa al interesado antes del vencimiento, con los motivos y la fecha de respuesta, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

10.2 Reclamos

Se formulan con identificación del titular, hechos, dirección y soportes. Si el reclamo está incompleto, se requiere subsanar dentro de cinco (5) días; transcurridos dos (2) meses sin respuesta se entiende desistido. El término máximo de atención es de quince (15) días hábiles, prorrogable hasta ocho (8) días hábiles adicionales con aviso previo.

11. Transferencias y Transmisiones de Datos

CIEMP podrá transferir o transmitir datos a encargados y terceros para las finalidades autorizadas, con garantías de seguridad y confidencialidad, entre otros a:

• Proveedores contables, tecnológicos, de facturación y logística (encargados).
• La entidad con la que se acuerde el aval institucional de educación médica continua, solo para acreditación y certificados.
• El Usuario Operador de la Zona Franca Permanente Corferias, para control de acceso, operación en el predio y cumplimiento del régimen franco.
• Autoridades administrativas y judiciales, en ejercicio de sus funciones.

12. Seguridad de la Información

CIEMP implementa medidas técnicas, humanas y administrativas razonables (control de accesos, respaldos, acuerdos de confidencialidad y trazabilidad de operaciones sobre las bases de datos), en coherencia con el Manual de Cumplimiento CIEMP-MN-ZF-001 y el sistema SIPLA de la compañía.

13. Disposiciones Especiales por Operar en Zona Franca

Por su condición de Usuario Industrial de Servicios en la Zona Franca Permanente Corferias, y en concordancia con el Manual del Usuario Operador (PI-MA-2798):

13.1 Consulta y reporte en centrales de riesgo

Conforme a la Ley 1581 de 2012 y a los Anexos 9 y 10 del Manual PI-MA-2798, CIEMP autoriza y reconoce que el Usuario Operador podrá consultar y reportar, en centrales de riesgo y bases de datos, la información sobre el cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones económicas y patrimoniales de la operación en la Zona Franca. CIEMP podrá, a su vez, consultar y reportar el comportamiento crediticio de sus contrapartes para la vinculación y evaluación de riesgo, previa autorización del titular.

13.2 Datos de personas que ingresan al predio

Los datos de empleados, contratistas, instructores, participantes y visitantes se tratan para registro, carnetización, control de acceso y seguridad, y podrán compartirse con el Usuario Operador conforme al reglamento de operación.

13.3 Articulación y conservación de soportes

El tratamiento en el predio se articula con las políticas y el reglamento interno del Usuario Operador. CIEMP conserva los soportes de autorizaciones, consultas y reportes para trazabilidad frente al Usuario Operador y las autoridades.

14. Aviso de Privacidad

Cuando no sea posible poner esta política a disposición directa del titular, CIEMP usará un aviso de privacidad que informe su existencia, las finalidades, los derechos del titular y los medios para conocerla y ejercer sus derechos. El aviso de privacidad y los formatos de autorización son parte integral de esta política.

15. Vigencia

Rige a partir de su publicación y deja sin efecto disposiciones anteriores. Las bases de datos tendrán vigencia mientras subsistan las finalidades o las obligaciones legales de conservación. CIEMP podrá modificar esta política e informará los cambios sustanciales por los canales dispuestos.

Documento aprobado por la Representante Legal de CIEMP S.A.S. — Adriana López Vasco · Bogotá D.C., Julio de 2026.